Eisenhower Matrix เครื่องมือบริหารเวลา แบบผู้นำระดับโลก

เคยไหม…งานทั้งวันดูเหมือนยุ่งตลอด แต่พอหมดวันกลับรู้สึกว่า ไม่ได้ทำอะไรที่สำคัญจริงๆ
ปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากความขี้เกียจ แต่เกิดจาก การจัดลำดับความสำคัญของงานผิด

วันนี้ CodexERP จะพาคุณไปรู้จักหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังในการบริหารจัดการเวลา นั่นก็คือ Eisenhower Matrix หรือ Priority Matrix

Eisenhower Matrix คือ อะไร?

Eisenhower Matrix (อ่านว่า ไอเซนฮาวเวอร์เมทริกซ์) คือเครื่องมือบริหารเวลา และ จัดลำดับความสำคัญของงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทจาก 2 ปัจจัยหลัก คือ ความเร่งด่วน (Urgent) และ ความสำคัญ (Important) เมื่อนำมาจัดเป็นตาราง จะช่วยให้เราตัดสินใจได้ทันทีว่า
งานไหนควรทำก่อน งานไหนควรมอบหมาย หรือ ควรตัดทิ้ง

ที่มาของชื่อ Eisenhower Matrix

ชื่อ Eisenhower Matrix มาจาก Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 และอดีตผู้บัญชาการทหารสูงสุดในสงครามโลกครั้งที่ 2

Eisenhower เป็นผู้นำที่ต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญระดับประเทศและระดับโลกทุกวัน เขาเคยกล่าวแนวคิดที่กลายเป็นรากฐานของ Matrix นี้ไว้ว่า

“สิ่งที่สำคัญ มักไม่เร่งด่วน
และสิ่งที่เร่งด่วน มักไม่สำคัญ”

จากประสบการณ์การบริหารกองทัพและประเทศ
เขาพบว่าการแยก “งานด่วน” ออกจาก “งานสำคัญ” อย่างชัดเจน
คือหัวใจของการตัดสินใจที่ถูกต้อง

แนวคิดนี้ถูกนำมาพัฒนาและเผยแพร่ในภายหลัง
จนกลายเป็น Eisenhower Matrix ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน

วิธีใช้งาน Eisenhower Matrix

1. เขียนงานทั้งหมดออกมา

2. จัดงานลง 4 ช่องของ Eisenhower Matrix

4 ช่องของ Eisenhower Matrix ประกอบด้วย

1. งานด่วน และ สำคัญ (Do)

เราเรียกช่องแรกว่า“ลงมือทำ” เพราะงานเหล่านี้มีความสำคัญต่อชีวิต และ อาชีพของคุณ และ จำเป็นต้องทำให้เสร็จในวันนี้ หรือ อย่างช้าที่สุดพรุ่งนี้ คุณอาจใช้ตัวจับเวลาเพื่อช่วยให้คุณมีสมาธิขณะพยายามทำงานให้เสร็จมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

2. งานไม่ด่วน แต่ สำคัญ (Schedule)

ช่องที่สองเราเรียกว่า “วางแผน” งานในช่องนี้มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนมากนัก ช่องนี้เรียกว่าเป็น หัวใจของความก้าวหน้าในระยะยาว งานที่อยู่ในช่องนี้ ควรจะต้องถูกกำหนดเวลาที่จะมาทำให้ชัดเจน

3. งานด่วน แต่ ไม่สำคัญ (Delegate)

ช่องที่สาม เราเรียกว่า “มอบหมายงาน” เป็นช่องสำหรับงานที่คุณสามารถมอบหมายได้เนื่องจากมีความสำคัญน้อยกว่างานอื่นๆ แต่ก็ยังค่อนข้างเร่งด่วน ถึงอย่างไรก็ตามเราก็ยังต้องติดตามงานในช่องนี้ ผ่านทางอีเมล โทรศัพท์ หรือในการประชุมเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าในภายหลัง

4. งานไม่ด่วนและไม่สำคัญ (Delete)

ช่องที่สี่เรียกว่า“ตัดทิ้ง/ยกเลิก” เพราะมันเป็นงานที่คุณไม่ควรทำเลย และ ควรตัดทิ้งออกจากลิสงานของคุณ เนื่องจากงานเหล่านี้ ไม่ใช่ทั้งงานที่สำคัญ และ เร่งด่วน ตัวอย่างของงานในกลุ่มนี้ เช่น การเลื่อน social media แบบไม่มีเป้าหมาย การเช็คอีเมลซ้ำๆ หรือ งานที่ทำเพราะเคยชิน

เคล็ดลับ: พยายามจำกัดจำนวนงานในแต่ละช่องให้ไม่เกินแปดงาน ก่อนที่จะเพิ่มงานใหม่เข้าไป

บทส่งท้าย

Eisenhower Matrix ไม่ใช่เครื่องมือของผู้นำระดับโลกเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่ทุกคนสามารถนำมาใช้ได้ในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหาร เจ้าของธุรกิจ หรือ พนักงาน

เริ่มจากแค่หยุดถามตัวเองก่อนลงมือทำว่า งานนี้ “ด่วน” หรือ “สำคัญ” จริงหรือไม่

เพียงเท่านี้ คุณก็จะค่อยๆ ควบคุมเวลา และ ผลลัพธ์ได้ดียิ่งขึ้น

CodexERP หวังว่า คุณจะได้ความรู้ใหม่ๆ ในการทำงาน และ ทำงานอย่างมีความสุข ในทุกวันนะคะ ใครมีเทคนิค หรือ เครื่องมือที่น่าสนใจ หรือ อยากให้เราเขียนเกี่ยวกับอะไร สามารถพูดคุยกับเราได้ ที่ comment ด้านล่างค่ะ

บทความนี้เป็นลิขสิทธิ์ของ บริษัท โคเด็กซ์ ดิจิตอล พาร์ทเนอร์ จำกัด ห้ามทำซ้ำ ดัดแปลง หรือเผยแพร่โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร หากฝ่าฝืน บริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการดำเนินการทางกฎหมาย